Das Internet hat umfangreiche neue Möglichkeiten geschaffen. Es bietet eine erweiterte Kommunikations-, Informations- und Präsentationsplattform und sorgt für schnelle Kommunikationswege. Das Angebot im Bereich Personalsuche ist in den letzten Jahren ständig gewachsen. Immer mehr z. T. sehr große “Jobbörsen” etablieren sich mit gutem Erfolg. Mittlerweile sind Internet-Jobbörsen bei der Personalbeschaffung nicht mehr weg zu denken. Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen nutzen mittlerweile verstärkt das Angebot, sich im Internet zu präsentieren und offene Positionen zu publizieren. Darüber hinaus bietet das Internet die Möglichkeit, die Abwicklung der gesamten Bewerberkommunikation unbürokratisch und ohne Zeitverlust zu gestalten. Rein technisch ist es kein Problem, den gesamten Schriftverkehr online abzuwickeln.
Mittlerweile kommen bei vielen Unternehmen etwa 80 Prozent aller Bewerbungsunterlagen per E-Mail (tendenziell auch mit vollständigen Unterlagen). Die Bearbeitung einer Internet-Bewerbung benötigt ungefähr 60 Prozent weniger Zeit und kann damit die Gesamtkosten für die Personalgewinnung um die Hälfte senken. Dieser beschleunigte Bewerbungsprozess erfordert jedoch auch auf Unternehmensseite mehr Flexibilität und Effizienz als bisher. Online eingehende Bewerbungen müssen vereinheitlicht, mit dem Anforderungsprofil abgeglichen, weitergeleitet, von der Linie bewertet und zeitnah beantwortet werden.
Cloud Recruiting, also der Bezug von Software aus dem Internet, vervollständigt lediglich einen bereits bestehenden Prozess, und zwar den, aus dem Internet zu rekrutieren. Anbieter wie die Schweizer umantis AG haben sich die Anwenderfreundlichkeit von Internetangeboten wie Stellenbörsen, sozialen Netzwerke oder Suchmaschinen zu Nutze gemacht. Die Oberfläche ihrer cloudbasierten Recruiting-Software orientiert sich an solchen Internetanwendungen und ist deshalb quasi ohne Schulung für Mitarbeiter und Vorgesetzte zu nutzen. „Wir halten die intuitive Bedienbarkeit einer Software für ein ausschlaggebendes Kriterium für ihren wirklichen Nutzen“, so Hermann Arnold, Mitgründer und Geschäftsführer, umantis AG. „Gerade im HR-Bereich, wo Motivation an erster Stelle steht, geht es künftig darum, Prozesse transparent zu gestalten und Mitarbeiter so gut wie möglich einzubinden. Das Internet zeigt uns am allerbesten, wie das geht.“
Was eine Software können sollte
Mit Hilfe einer geeigneten internetbasierten Recruiting-Software lässt sich der gesamte Beschaffungsprozess als Workflow abbilden. Vom Eingang der Bewerbungsunterlagen – egal ob online oder auf Papier – über die Empfangsbestätigung bis zur Absage oder Zusage wird alles zentral erfasst, mit Zeitstempeln versehen und geordnet. Nichts geht verloren, keine Termine werden versäumt. Routineaufgaben wie die Untersuchung von Bewerbungshistorien oder Doppelbewerbungen werden größtenteils automatisch vorgenommen. Zur Grundausstattung der verschiedenen Software-Angebote gehören Serienbriefe und E-Mails, die trotz aller Automatisierung nicht die persönliche Note verlieren. Wichtig: Die Funktionen müssen mit der bestehenden Office-Software zusammenarbeiten. Außerdem zeichnen sich moderne Software-Pakete durch folgende Eigenschaften aus:
- Transparente übersichtliche Bewerbungsprozesse
- Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
- Interaktionsmöglichkeiten mit den Vorgesetzen
- Schnittstellen zu den führenden Lohnabrechnungs- und Stammdatenverwaltungsprogrammen
- Möglichkeiten zur Unterscheidung der Bewerbungen (interne, externe, ehemalige Mitarbeiter)
- Kosten- und Mediencontrolling
- Integrierte Statistikdesigner
- Möglichkeit der Mehrsprachigkeit, damit Stellen auf der Bewerberseite international ausgeschrieben werden können
- Anbindungen an die gängigen Online-Jobbörsen
- Bilden von Job-Pools
Viele Programme treffen auf Wunsch auch schon eine automatische Vorselektion. Die Gefahr, dass potenziell gute Bewerber durch das Raster fallen, weil zum Beispiel eine Schulnote nicht stimmt, wird durch eine Eignungsdiagnostik vermieden, die in vielen Software-Paketen enthalten ist. In diesem Fall wird das Persönlichkeitsprofil mit dem Anforderungsprofil verglichen.
Employer Branding als Nebenprodukt
Die Bedeutung von E-Recruiting Maßnahmen wird für das Personalmarketing deutscher Unternehmen in den nächsten zwei Jahren insgesamt weiter ansteigen. Dies geht aus dem aktuellen Ergebnis der Befragungsreihe “Trend in Prozent” vom Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e.V. hervor. Entsprechend steigt auch die Notwendigkeit für ein professionelle Recruiting-Software, die mit dieser Entwicklung mithalten kann. Nicht nur, um die Prozesse hinter den Kulissen zu unterstützen, sondern auch, um ein positives Image bei den Bewerbern zu hinterlassen. Denn am Anfang eines erfolgreichen Personalmarketings steht eine professionelle und zuverlässige Kommunikation.
In eigener Sache:
Als cloud-basierte Talent- und Berwerbermanagementlösung bietet Haufe-Lexware in Kooperation mit Umantis „Haufe Talent Management“ an.
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Schlagworte: Bewerbungsprozess, Cloud Recruiting, E-Recruiting, Employer Branding, Recruiting-Software
