Von Yorck Scheel
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Erst steckt die Wirtschaft knietief im Sumpf, dann zieht sie unerwartet stark an. Kein Zuckerschlecken für Personalplaner, die nicht nur mit Wirtschaftskrisen und Konjunkturschwankungen kalkulieren müssen, sondern auch mit einem bunten Strauß weiterer Einflussfaktoren. Allgemeine Trends wie der demographische Wandel treiben ohnehin Sorgenfalten auf die Stirn. Der Wettbewerb um Personal ist schon heute auf Hochtouren. Das Problem geeignetes Personal zu finden, zieht immer weitere Kreise und wird zur reellen Bedrohung für die Wettbewerbsfähigkeit und Existenz von Unternehmen.
Personalbedarfsplanung: Masse und Klasse gesucht
In den Führungsetagen ist man daher heute umso stärker auf eine funktionierende strategische Personalplanung angewiesen, denn diese gestaltet im hohen Maße den dauerhaften Erfolg des gesamten Unternehmens mit und stellt zudem ein bedeutsames Risikomanagement-Instrument dar.
Dabei leistet die quantitative Personalplanung neben der qualitativen Personalplanung einen fundamentalen Beitrag zur Sicherung des zukünftigen Personalbedarfs. Beide Planungsarten tragen maßgeblich zur Umsetzung der Unternehmensziele bei. Die Personalbedarfsplanung erfasst grundsätzlich den voraussichtlichen Personalbedarf nach Anzahl, Art, Zeitpunkt, Dauer und Einsatzort, um eine effiziente Arbeit des Unternehmens zu garantieren. Im Fokus stehen dabei die Planungen des Soll-Personalbestands und die damit verbundenen Entwürfe der Stellenpläne für kommende Unternehmensphasen.
Die quantitative Personalplanung zielt auf die Anzahl der benötigten Personen nach Alter und Geschlecht ab, die das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt und für eine bestimmte Dauer an seinen Standorten benötigt. Qualitative Personalplanung hingegen legt das Augenmerk auf die künftig erforderlichen Qualifikationen der Mitarbeiter – dabei geht es einerseits um die Anforderungsprofile zu beschaffender Mitarbeiter, andererseits aber auch um Maßnahmen zur Qualifizierung der vorhandenen Belegschaft. Kurz gesagt: Bei der quantitativen Personalplanung geht es um Masse, bei der qualitativen Personalplanung um Klasse.
Vielfältige Einflussfaktoren erschweren die genaue quantitative Personalplanung
Sowohl die qualitative als auch die quantitative Personalplanung hängen von einer Reihe von unternehmensinternen und externen Einflussfaktoren ab.
Interne Faktoren
- Veränderung der Unternehmensziele und der Unternehmensstrategie
- Steigerung oder Minderung der Produktions- und Absatzmenge
- Veränderung der Betriebsgröße und der Größe des Fertigungsprogramms
- Mitarbeiter-Fluktuation, Fehlzeiten, Urlaub, altersbedingtes Ausscheiden
- Leistungsbereitschaft der vorhandenen Mitarbeiter
- Erhöhung des Grades der Technisierung, Veränderung der Produktionsmethoden
- Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation
- Finanzierungsmöglichkeiten
Externe Faktoren
- Gesamtwirtschaftliche Entwicklungen / Konjunkturlage und Krisen
- Politische und gesellschaftliche Entwicklungen (z. B. demographischer Wandel)
- Branchen- und Technologieentwicklung
- Tarif- und arbeitsrechtliche Veränderungen
- Veränderungen der allgemeinen Arbeitsmarktlage
Quantitative Personalplanung: Kapazitäten für alle Bedarfsfälle
Um im Unternehmen die Personalmenge bereitzustellen, die das Unternehmen zur Bewältigung geplanter Aufgaben benötigt, bestimmt die quantitative Personalplanung die zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderliche Mitarbeiterzahl bezogen auf verschiedene Stellenkategorien und Aufgabenfelder. Grundlage für die Berechnung ist meist die Ermittlung der zukünftig anfallenden Arbeitsmenge.
Aus dieser Ermittlung bzw. Prognose ergibt sich der so genannte Soll-Personalbestand, der mit dem Ist-Personalbestand verglichen wird. Durch diese Gegenüberstellung zeigen sich für den jeweiligen Planungszeitraum entweder personelle Über- oder Unterdeckungen oder aber im Idealfall auch Deckungen. Angesichts Über- oder Unterdeckungen muss das Personalmanagement aktiv werden. Bei einer Unterdeckung stehen Personalbeschaffungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen an, bei Überdeckungen sind Personalfreistellungen durchzuführen. Der angesprochene Soll-Personalbestand umfasst verschiedene Bedarfsarten, die in der Praxis unterschieden werden:
- Einsatzbedarf: Bedarf an Mitarbeitern, um die Unternehmensziele zu erreichen (unter Ausschluss personeller Leerzeiten wie z.B. Urlaubs- und Krankheitsfälle)
- Reservebedarf: Bedarf an Ersatzpersonal aufgrund von Arbeitsausfällen etc.
- Neubedarf: Bedarf an Personal wegen personeller Unterdeckung
- Ersatzbedarf: Personalbedarf, der durch das Ausscheiden von Mitarbeitern entsteht
- Zusatzbedarf: zeitlich befristeter Personalbedarf
- Freistellungsbedarf: Personalüberschuss, der durch Freisetzungen verringert werden sollte.
Bei der Errechnung dieser Bedarfsfälle kommen viele verschiedene Verfahren der quantitativen Personalplanung zum Einsatz, die sich in vergangenheitsorientierte und zukunftsorientierte Methoden unterscheiden lassen. Vergangenheitsorientierte Methoden schreiben statistische Erfahrungswerte in die Zukunft fort (z.B. einfache Schätzverfahren, Bedarfsanalyse, Trendexploration, Kennzahlenmethode, Stellenplanmethode). Zukunftsorientierte Methoden analysieren mehrstufig mögliche Zukunftsentwicklungen in Hinblick auf ihre komplexen Auswirkungen auf den Personalbereich. (z. B. Delphi-Methode, Expertenbefragungen, Szenario-Technik). Heutzutage lassen sich diese Verfahren mit Software-Lösungen weitgehend problemlos umsetzen. Je mehr Daten dabei in die Planungen einfließen, desto höher ist meist die Genauigkeit der Prognose. Bei einer avancierten Personalbedarfsplanung sollte die qualitative und quantitative Personalplanung stets im „Doppelpack“ erfolgen, und so zum Wohle des Unternehmens erforderliche Kapazitätsplanungen und Kompetenzanpassungen für eine erfolgreiche Zukunft umsichtig in die Wege leiten.
